ICSからEXCELへ

カレンダーをスプレッドシートに入れる理由

カレンダーは今後の予定を確認するには便利ですが、過去についての質問に答えるのは得意ではありません。たとえば、前四半期のクライアントとの会議数、部屋ごとの予約時間、場所が設定されていないイベント、最も予定が多かった週などです。スプレッドシートなら、フィルターやピボットテーブルでこれらを確認できます。フリーランスの方は請求時間の集計にICSエクスポートを使用し、管理者は会議室の予約を監査し、教師は授業数を集計します。また、カレンダーサービスを移行する方は、新しいサービスへインポートする前に、長年分の予定を確認して整理できます。

ICSファイルの内容とは

iCalendarは、RFC 5545で標準化されたプレーンテキスト形式です。ファイルにはVCALENDARが含まれ、その中に任意の数のVEVENT、VTODO、VJOURNALコンポーネントを含めることができます。各イベントには、SUMMARY、DESCRIPTION、LOCATION、DTSTART、DTEND、繰り返しを指定するRRULE、ORGANIZER、ATTENDEEなどのプロパティが記載されます。75文字を超える行は折り返され、特殊文字はエスケープされます。また、日付には複数の形式があり、ローカルのフローティング時刻、TZID付き時刻、末尾にZが付くUTC、終日イベント用の日付のみの形式があります。正確な変換にはこれらすべてを理解する必要があるため、当サイトの変換ツールではテキスト一致ではなく、専用のiCalendar解析ライブラリを使用しています。

変換の仕組み

ICSはコンポーネントに解析されます。各VEVENTについて、変換ツールは概要、説明、場所、開始時刻と終了時刻（UTCオフセットを含む）を読み取り、UTF 8 CSVテーブルの行として書き込みます。これにより、アクセント付き文字やラテン文字以外のスクリプトも保持されます。その後、LibreOfficeがテーブルをヘッダー行付きのXLSXワークブックに変換します。エクスポートされるのはイベントのみで、タスクとジャーナルエントリは除外されます。ファイルは当社のサーバーで作成され、アップロードされたファイルとともに2時間以内に削除されます。

Excel上のデータを操作する

• ExcelでStarts列とEnds列がテキストとして表示される場合は、日付時刻の値に変換します（データ、区切り位置、またはDATEVALUE数式）。
• Duration列を追加します：=Ends-Starts。表示形式は[h]:mmに設定します。
• TitleまたはLocationを基にピボットテーブルを使用し、時間をカウントまたは合計します。
• Startsで並べ替えるとカレンダーを時系列で確認でき、空白のLocationをフィルターすると不完全な項目を見つけられます。
• 整理したイベントを再インポートするには、CSVとして保存し、CSVイベントリストに対応するGoogle CalendarまたはOutlookにインポートします。